Rechnungsarchivierung

[Ralf Schaufler]

Hallo zusammen,

kennt jemand eine Möglichkeit in byzo, Rechnungen eines Zeitraums als PDF zu exportieren?

Oder hat jemand solch einen Report, der - auch wenn manuell - so etwas kann?

 

Wie sieht grundsätzlich die vorgeschlagene Lösung für eine Archivierung des Rechnungsausgangsbuchs aus?

Ziel: Export aller Rechnungen zB in ELO o.ä.

 

VG
Ralf.

 

[Ralf Schaufler]

Wir nutzen nun die Exportfunktion von Byzo. Mit jeder Versandmitteilung wird die Rechnung angehängt und lokal unter /Dokumente .. abgelegt. Diese verschieben wir in den Scanordner des DMS. Dann gleich wir noch die Datenbanken beider Systeme ab, um sicherzustellen, dass auch alle Rechnungen abgelegt sind. Klappt prima.

Als DMS nutzen wir "ecoDMS". Linux basierend, guter Support und bezahlbar.

[Johannes Schmirler]

Hallo Ralf,

 

beim Speichern von einzelnen Dokumenten gibt es nur die Möglichkeit, dass die Aufträge gefiltert und dann die Rechnungen per Rechtsklick gespeichert werden.

Das würde bei der Masse schon einige Zeit dauern, könnte aber auch z.B. über Nacht laufen.

 

Inwiefern fällt der QuickFilter aus? Damit können mindestens 4000 Aufträge gleichzeitig markiert werden. 

 

Viele Grüße

Johannes

[Johannes Schmirler]

Hallo Ralf,

 

die einfachste Möglichkeit ist, die Aufträge über einen Quickfilter auf einen Zeitraum zu begrenzen und anschließend alle Einträge zu markieren und per Rechtsklick ein zusammengefasstes PDF zu erzeugen. Einzelne PDF-Dokumente sind auch möglich (Rechtsklick -> Als PDF speichern), dauert allerdings deutlich länger.

 

Bezüglich dem Archivieren der Rechnungen gibt es eine Funktion in den Einstellungen, die evtl. passend wäre:

Datei -> Einstellungen -> Automatisierung -> E-Mails -> mehr -> Haken: Erzeugte E-Mail Anhänge (PDF-Dokumente) zusätzlich im Archiv-Ordner auf der Festplatte speichern

 

Der Archiv-Ordner liegt hier im Byzo-Verzeichnis:

C:\Program Files (x86)\Byzo\Data\Archiv\Dokumente

 

Viele Grüße

Johannes

[Ralf Schaufler]

Hallo Johannes,

 

danke für die Antwort. Muss leider aber noch mal nachhaken.

 

Habe nun ein DMS System im Einsatz. Dieses hat einen Scanfolder.

Nun möchte ich zumindest mal die 10 tsd Rechnungen aus 2020 da rein schreiben.

- Quickfilter fällt aus. Es sind 10.000 Stk - würde ewig dauern

- Generell würde ich gerne immer so ca. 1-2 tsd Rechnungen en block archivieren

Ihr habt da nicht zufällig eine Export Funktion, die zB die ausgewählten Rechnungen als Bulk erzeugt?

Pro Rechnung eine Datei wäre perfekt.

 

VG
Ralf.